जैसा की हम सभी जानते है Accounting Cycle की सुरुआत Business Transaction से होती है Business में जितने भी Transaction होते है। Manual Accounting में सबसे पहले उन्हे Journal में Record किया जाता हैं।
Tally ने इसको बहोत ही सरल बनाते हुए Journal के स्थान पर Transaction Record करने के लिए अलग-अलग Vouchers दे दिये हैं।
इनका सबसे बड़ा लाभ यह है कि इनके नाम से ही अंदाजा लग जाता है कि कौन सा Transaction किस Voucher में Record होगा।
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| Accounting Voucher |
Accounting Voucher in Tally Shortcut Key
| SN | Voucher Name | Shortcuts Keys |
|---|---|---|
| 1 | Receipt Voucher | F6 |
| 2 | Payment Voucher | F5 |
| 3 | Contra Voucher | F4 |
| 4 | Purchase Voucher | F9 |
| 5 | Sales Voucher | F8 |
| 6 | Debit Note Voucher | CTRL + F9 |
| 7 | Credit Note Voucher | CTRL + F8 |
| 8 | Journal Voucher | F7 |
Tally हमे ये सुविधा देता है, कि हम इन Voucher में अपनी जरुरत के अनुसार बदलाव कर सकते है। यानी इनको Alter कर सकते हैं। और चाहे तो नये Voucher भी बना सकते हैं।
Types of Vouchers in Tally - टैली में वाउचर के प्रकार।
Tally ने हमें जो Standard account Voucher दिये है वो हैं-
Receipt Voucher
जब व्यवसाय में नकद या बैंक के माध्यम से व्यवसाय का स्वामी कोई पूंजी लाता हैं। किसी ग्राहक से Payment या Advance प्राप्त करता है या किसी अन्य कारण से प्राप्ति होती है तो इस तरह के transaction को Receipt Voucher में Record किया जाता हैं।
Cash Sales से प्राप्त होने वाली कोई भी राशि यानि प्राप्ति इस Voucher में नही आयेगी क्योंकि Tally ने Sales के लिए अलग से Voucher बना रखा हैं।
Payment Voucher
जब व्यवसाय या व्यापार में नकदी या बैंक के माध्यम से कोई भी Payment किया जाता है तो इस तरह के Transaction की Entry Payment Voucher में रिकॉर्ड की जाती हैं।
यदि आपने Cash Purchase से सम्बंधित कोई Payment से सम्बंधित कोई Payment की है तो वह इस Voucher में नही आएगी क्योंकि Tally ने Purchase के लिए अलग से Voucher बना रखा हैं।
Contra Voucher
इस Voucher का उपयोग Cash Account से Petty Cash, Cash Account से Bank Account, Bank Account से Cash Account एक Bank Account से दूसरे Bank Account में Fund Transfer करने के लिए किया जाता हैं।
Petty Cash – किसी भी व्यवसाय में छोटे-छोटे खर्चो जैसे - वाहन खर्च (डीजल, पेट्रोल, मरम्मत आदि), Cartage (ढुलाई), Postage (डाक), स्टेशनरी, इत्यादि के लिए कुछ Cash अलग से रख दिया जाता हैं, इस तरह के Cash को Petty Cash कहते हैं।
Purchase Voucher
जब विक्रय के लिए माल या Manufacturing के लिए कच्चे माल के रुप में Cash या Credit पर कोई माल खरीदा जाता है तो उस Transaction को Purchase Voucher में Record करते हैं।
ध्यान रखें, व्यवसाय में जो भी स्थाई संपत्ति खरीदी जाती है उसके Transaction को इसमें रिकॉर्ड नहीं किया जाता है क्योंकि इस वाउचर का संबंध सीधा Expenses से होता है जबकि संपत्ति Asset होती हैं।
Sales Voucher
जब व्यापार में खरीदे गए माल का विक्रय या Manufacturing की स्थिति में तैयार माल का विक्रय, किसी Customer को Cash या Credit पर किया जाता है तो उसे Transaction को Sales Voucher में Record करते हैं।
ध्यान रखें, यदि व्यवसाय की कोई स्थायी संपत्ति बेची जाती है तो उसके Transaction को इसमें रिकॉर्ड नहीं किया जाता है क्योंकि इस वाउचर का सीधा संबंध Income से होता है जबकि संपत्ति Assets होती हैं।
Debit Note Voucher
जब Customer व्दारा, किसी कारण से जैसे माल खराब होना, जिस Quality के माल का Order दिया था। वैसा माल नही होना या अन्य किसी कारण से खरीदा हुआ माल, पूरा या आंशिक रुप से वापस कर दिया जाता है तो Customer के लिए यह Purchase Return कहलाता हैं। और इस तरह के Transaction को Record करने के लिए Customer व्दारा Debit Note Voucher का उपयोग किया जाता हैं।
इस तरह के Transaction को रिकॉर्ड करते समय Purchase में से कम किया जाता हैं।
कई बार Customer व्दारा खरीदे गये माल में कोई शिकायत होती है और वह स्पलायर को उस शिकायत के बारे में बताता हैं, सप्लायर उस शिकायत की भरपाई के रुप में Customer को कुछ छूट देने की सहमति प्रदान करता है तो इस तरह की छूट की राशि को Customer व्दारा Debit Note Voucher में Record किया जाता हैं।
Credit Note Voucher
जब किसी भी कारण से कस्टमर व्दारा, Supplier व्दारा बेचा गया माल, पूरा या आंशिक रुप से वापस कर दिया जाता है तो Supplier के लिए यह Sales Return कहलाती हैं। और इसके Transaction को रिकॉर्ड करने के लिए Supplier व्दारा Credit Note Voucher का उपयोग किया जाता हैं। इस तरह के Transaction को Record करते समय Sales में से कम किया जाता हैं।
इसी तरह यदि सप्लायर व्दारा बेचे गये माल में Customer कोई शिकायत करता है और Supplier उन कारणों से सहमत होकर भरपाई के रुप में Customer को कुछ छूट देता है तो इस तरह की छूट को भी सप्लायर व्दारा Credit Note Voucher में रिकॉर्ड किया जाता हैं।
Journal Voucher
जो एंट्री हम Receipt Voucher, Payment Voucher, Contra Voucher, Purchase Voucher, Sales Voucher, Credit Note Voucher, Debit Note Voucher में Record नही कर पाते हैं, वे Entry Journal Voucher में की जाती हैं।
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